Как рассчитать объём закупки товара для магазина

Закупить слишком мало — значит столкнуться с отсутствием товара на полке и потерять продажи. Закупить слишком много — заморозить деньги в запасах, занять склад и увеличить риск списаний. Поэтому вопрос «сколько товара закупать в магазин» нельзя решать только по прошлому заказу или размеру скидки поставщика.

Рабочий расчёт связывает несколько параметров одновременно: прогноз продаж, текущий остаток, период до следующей поставки, страховой запас, срок годности, упаковку и минимальную партию. Для импортных товаров к этому добавляется ещё один фактор — поставка может занимать больше времени, а значит ошибка в объёме становится заметнее.

Самая простая логика выглядит так: магазин должен иметь достаточно товара, чтобы покрыть ожидаемый спрос до следующего пополнения, и небольшой резерв на случай отклонений.

Базовую формулу можно представить так:

Но сама формула — только начало. Основная работа заключается в том, чтобы правильно определить каждый показатель.

Например, остаток в учётной системе не всегда равен реальному запасу, которым можно распоряжаться. Часть товара может быть зарезервирована, повреждена, находиться близко к окончанию срока годности или уже распределена между торговыми точками.

Прогноз продаж тоже нельзя механически взять из предыдущей недели, если впереди сезонный пик, промо или изменение трафика. Поэтому хороший расчёт закупки товара для магазина начинается с качества исходных данных.

Сам по себе большой запас не означает хорошую доступность товара.

Задача магазина — не накопить максимум продукции, а поддерживать объём, достаточный для продаж между поставками.

Для оценки удобно смотреть на запас в днях:

Запас в днях = доступный остаток / средние продажи в день

Если в магазине осталось 120 единиц товара, а ежедневно продаётся в среднем 20, запас соответствует примерно шести дням продаж.

Такой показатель позволяет сравнивать позиции с совершенно разными объёмами. 100 бутылок воды и 100 упаковок специализированного продукта — это не одинаковый запас, если первая позиция продаётся за два дня, а вторая — за три недели.

Поэтому товарный запас продуктового магазина лучше оценивать не только в штуках или рублях, но и относительно скорости продаж.

Чем чаще можно пополнять товар, тем меньше запас требуется держать между поставками.

Если продукция приходит несколько раз в неделю, магазин способен быстрее реагировать на изменения спроса. Если следующую партию придётся ждать значительно дольше, запас приходится рассчитывать на больший период.

Для импортной продукции этот фактор особенно важен. Помимо транспортировки могут появляться дополнительные этапы, а фактический срок пополнения может быть менее гибким, чем при закупке товара с ближайшего склада.

Это не означает, что импортный товар нужно автоматически закупать большими объёмами. Наоборот, при планировании закупок продуктов нужно сопоставить две величины: сколько товара требуется на период поставки и сколько магазин способен продать без чрезмерного остатка.

Если срок поставки длинный, а оборачиваемость низкая, увеличение партии может только усилить проблему.

Продажи редко идут строго по прогнозу.

Сегодня магазин может продать 18 единиц, завтра — 27. Поставка тоже иногда приходит раньше или позже ожидаемого срока.

Страховой запас нужен, чтобы небольшое отклонение не приводило к отсутствию товара. Но резерв не должен превращаться в постоянный излишек.

Если по позиции спрос очень стабилен, а поставщик регулярно выдерживает сроки, дополнительный запас может быть небольшим. Если продажи колеблются, а срок поставки менее предсказуем, резерв становится важнее. Именно поэтому нельзя устанавливать одинаковый страховой запас для всех SKU.

Для каждой группы товаров нужно учитывать поведение спроса и особенности пополнения.

Для продуктов питания объём закупки ограничивает не только спрос, но и время, за которое товар можно реализовать.

Допустим, магазин способен продать большую партию за 40 дней, но остаточный срок годности при получении позволяет безопасно держать продукцию только 30 дней. В этом случае расчёт по спросу формально покажет один объём, а реальная допустимая закупка будет меньше.

При планировании нужно учитывать: общий срок годности, время в пути, остаточный срок при поступлении, внутренние требования магазина к приёмке и ожидаемую скорость реализации.

Для новых товаров стоит оставлять дополнительный запас по времени, потому что прогноз продаж ещё не подтверждён историей. Поэтому крупная партия продукта с хорошей ценой не всегда оказывается экономически выгоднее меньшей.

Самая сложная ситуация возникает, когда у магазина нет собственной истории продаж. Тогда расчёт товарного запаса приходится строить на аналогах.

Можно взять похожие позиции той же категории и сравнить их цену, формат упаковки, место на полке и сценарий потребления. Это позволяет получить ориентир по потенциальному спросу.

Например, если магазин вводит новый импортный лимонад, логичнее сравнивать его с напитками того же формата и ценового диапазона, а не со всей категорией безалкогольных напитков.

Первый заказ при этом лучше рассматривать как тест.

Его задача — не обеспечить магазин запасом на длительный период, а получить реальные данные: скорость продаж, реакцию на цену, повторный спрос и влияние на соседние позиции.

После первых циклов пополнения расчёт можно строить уже на фактической динамике.

Поставщик может установить минимальное количество товара для заказа. Но это означает только то, что меньший объём нельзя или нецелесообразно отгрузить в выбранной схеме. Для магазина это ещё не ответ на вопрос, сколько товара закупать.

Допустим, минимальная партия составляет 500 единиц. По прогнозу магазин продаёт 100 единиц в неделю. В таком случае одна поставка создаёт запас примерно на пять недель.

Дальше нужно проверить, допустим ли такой горизонт для конкретного товара: достаточно ли срока годности, есть ли место на складе, оправдан ли запас с точки зрения оборачиваемости.

Если нет, приходится искать другое решение: менять позицию, пересматривать формат закупки, объединять спрос нескольких точек или выбирать другого поставщика.

То же касается транспортной упаковки. Расчёт может показать потребность в 140 единицах, но если короб содержит 24 единицы, реальный заказ будет формироваться кратно этому количеству.

При обращении в Опт от X5 необязательно заранее знать точное количество каждой позиции.

Можно указать категорию, ориентировочную потребность, город получения и предполагаемую частоту закупок. После выбора конкретных товаров расчёт сопоставляется с доступным количеством, транспортной упаковкой и условиями поставки.

Если закупка включает несколько категорий, их стоит рассчитывать отдельно: скорость продаж напитков, бакалеи, кондитерских изделий или средств гигиены может существенно различаться.

Так магазин формирует не просто крупную партию товаров, а запас, связанный с реальным спросом.